Gestion des adhérents 

 

Gestion des adhérents

Cliquer sur l'onglet Prêts

Créer une fiche adhérent

1. Développer l’onglet « Création/Modification d'un adhérent » puis cliquer sur l’icône :
2. Une fiche Adhérent vierge s’ouvre avec 4 onglets au-dessus.

• Rester sur le premier onglet « Identification » et compléter la fiche.
• Saisir obligatoirement les zones rouges. Sauf la date de naissance qui peut-être rendue non obligatoire en décochant la case “Oblig.” (pour les collectivités)

Les renseignements permettent de faire des statistiques, des éditions, de retrouver des catégories d'adhérents. Il est donc important de compléter le plus possible de zones dès le début. L'adresse mail permet d'envoyer des informations, des courriers (retards, réservations, prêts...) : la demander à tous les lecteurs.

Précisions pour quelques zones

• Site : laisser "CC St FLorent"
• Biblio : la bibliothèque où vous êtes automatiquement.
• Codes quartiers : choisir la commune de résidence dans la liste afin que le code postal et l'écriture de la commune soient harmonisés.
• Genre : préciser pour les individus afin de pouvoir faire des statistiques sur les sexes.
• CSP : pas obligatoire
• Codification : préciser pour ceux qui paricipent aux Prix des Lecteurs angevins, au voyage lecture (classes). Ceci permet de faire des mailings.
• Biblio : automatiquement la bibliothèque locale, peut éventuellement être modifié
• Type : Individu (personne physique) ou collectivité
• Lieu : selon l'adresse de résidence de l'adhérent. Il y a 3 possibilités :

1. Commune : la commune de résidence est la même que la bibliothèque
2. CC hors commune : la commune de résidence est une autre commune de la Communauté de communes de St Florent
3. Hors CC : la commune de résidence est en dehors de la Communauté de communes de St FLorent

Cat prêt :

Individuel	pour toute personne physique
Collectivité	Ecoles, associations
Cartes fonctionnelles	Carte de bibliothèques et de bibliothécaires
Etabl. vie permanente	Maison de retraite, foyer logement, centre d'hébergement permanent

 

 

 Cat stat :

Tranches d'âge, renseigner selon l'âge de l'adhérent affiché au-dessus. Cette information doit être modifiée par la bibliothèque quand un lecteur a atteint l’âge de la catégorie supérieure (15 ans, 25 ans, 60 ans)

Cat tarifs :

catégorie	Montant annuel	Pour qui ?
Famille CC	15 €	Représentant de la famille chargé du règlement, Etablissement d'hébergement habitant dans une commune de la CC de St Florent
Individuel CC	10 €	Adulte seul habitant dans une commune de la CC de St Florent
Réduit CC	5 €	Etudiant, personne sans emploi, personne mineure seule habitant dans une commune de la CC de St Florent
Gratuit	0 €	Membre d'une famille, association, école, carte fonctionnelle
Famille hors CC	18 €	Représentant de la famille chargé du règlement, Etablissement d'hébergement habitant hors de la CC de St Florent
Individuel hors CC	13 €	Adulte seul habitant hors de la CC de St Florent
Réduit hors CC	8 €	Etudiant, personne sans emploi, personne mineure seule habitant hors de la CC de St Florent

 Il existe une adhésion vacances : 5 € pour 2 mois, possible à tout moment de l'année (établir une seule carte, même dans le cas d'une famille.Cat tarifs + Adhésion = montant de l'adhésion qui s'inscrit dans la fiche de l'adhérent au moment du paiement.

 Lorsque toutes les informations sont saisies, valider la fiche adhérent.

On peut créer des adhérents à partir d'une fiche existante, ce qui permet de reprendre certains renseignements :

• Dans l’onglet « Création/Modification d'un adhérent » taper le nom de l'adhérent déjà créé puis cliquer sur la 2ème icône :
• "Créer un nouvel adhérent à partir de cet adhérent"
• Une fiche adhérent s'ouvre : le nom, l'adresse… sont déjà renseignés.
• Compléter la fiche comme indiqué ci-dessus.

 

Modifier une fiche adhérent

Il existe 2 possibilités d'aller sur la fiche d'un adhérent :

1 - Développer l’onglet « Création/Modification d'un adhérent » puis Rechercher la fiche de l’adhérent :

• Par son N° de carte : dans ce cas la fiche de l’adhérent s’ouvre immédiatement
• Par son nom : une liste d’adhérents apparaît (ordre alphabétique)

En passant la souris sur la flèche verte d'un adhérent, 4 icônes d'action sont accessibles :

Modifier cet adhérent

Créer un nouveau dossier depuis cet adhérent

Supprimer cet adhérent

Afficher le dossier de cet adhérent (avec les fenêtres de prêts)

Cliquer sur l’icône de modification pour accéder à la fiche adhérent. De nouveaux boutons sont apparus à coté du bouton « Valider »

2 - Onglet "Adhérent"

Indiquer dans la case le N° de CB ou le nom : dans ce cas une liste apparaît dessous, sélectionner le bon adhérent (cette méthode peut être source d'erreurs, surtout en cas d'homonymes.) Une fiche succinte s'ouvre à gauche

Cliquer sur l'icône de modification pour accéder à la fiche adhérent.

Dans les deux cas : Faire les modifications sur la fiche adhérent puis «Valider ».

Ajouter un message

• Depuis la fiche de l’adhérent, cliquer sur « Messages », un onglet s’ouvre en haut de la colonne de gauche :

• Saisir le texte du message puis « Valider ». Il est possible de saisir plusieurs messages. Des messages prédéfinis sont également paramétrables dans la configuration.

Supprimer une fiche adhérent

Il y a 2 possibilités :

• Dans la liste d’adhérent, cliquer sur l’icône « Supprimer »

• Depuis la fiche de l’adhérent, cliquer sur le bouton « Supprimer »

 

Gérer les familles

Création de famille

Rechercher la fiche adhérent du représentant de famille, cliquer sur le bouton « Famille » en bas de la fiche. La gestion de la famille s’ouvre, cliquer sur le bouton « Créer », l’adhérent devient alors le premier membre de la famille :

Ajouter un membre à la famille

Rechercher son nom dans la zone verte apparue en haut de la colonne gauche, Puis cliquer sur le nom de l’adhérent qui sera rattaché à la famille.

Il faut créer les adhérents avant de les inclure dans la famille.

Consulter et modifier les fiches d'une famille

1. Dans l'onglet “Choix du dossier (Nom ou CB), taper le nom ou bipper le CB d'un des membres de la familles.
2. Dans la petite fiche, cliquer sur l'icône “Voir la famille de cet adhérent” : la liste des membres de la famille apparaît.

En passant la souris sur la flèche verte d'un adhérent, 4 icônes d’action sont accessibles :

Payer le solde de l’adhérent

Créer un nouvel adhérent depuis cet adhérent

Basculer vers la fiche de prêt d’un membre de la famille

Enlever ce membre de la famille (mais il ne sera pas supprimé de la base)

Envoi du courrier

Pour déterminer si le courrier sera envoyé au représentant ou à chaque membre de la famille

3 boutons

Sous la liste des membres de la famille

Le bouton « Supprimer » permet de supprimer la famille (casse les liens entre les membres tout en gardant les adhérents dans la base).

Le bouton « Solde » permet de payer le solde de la famille, mais il faut renouveler chaque memebre.

Le bouton « Prêts » permet de visualiser la liste des prêts de toute la famille.

Renouveler une adhésion

Quand un adhérent a dépassé la date de renouvellement de son adhésion, une fenêtre d'avertissement s'ouvre (fonds orange) :

Soit il ne renouvelle pas l'adhésion : cliquer sur FIN

 

Soit il règle l'adhésion : cliquer sur RENOUVELER. Une fenêtre de paiement s'ouvre :

1. Vérifier le montant demandé,
2. Choisissez le mode de paiement
3. Cliquez sur TRANSAC

Le montant de l'adhésion dépend de sa catégorie de tarif : si le montant proposé n'est pas bon ou si le lecteur change de catégorie, cliquer sur FIN, aller sur la fiche de l'adhérent pour modifier cette catégorie (sans oublier de valider), puis refaire la recherche de l'adhérent (à partir du code-barres ou du nom)

Même si le montant de l'adhésion est égal à zéro, cliquer sur TRANSAC sinon le renouvellement ne sera pas enregistré.

Puis vous pouvez effectuer des prêts.

Renouvellement famille

Chaque membre de la famille doit être renouvelé individuellement : passer toutes les cartes.

Bloquer un adhérent

On peut bloquer des adhérents pour qu'ils ne puissent pas faire d'emprunts : cette possibilité est à utiliser avec parcimonie pour ceux qui ont été relancés encore et encore pour des retards de paiements, de prêts… C'est à vous d'apprécier, mais la bibliothèque doit d'abord être vue comme un lieu convivial et accueillant.

Ouvrir la fiche de l'adhérent, Activer l’onglet « Blocages ».

Différents types de blocage :

• Blocages manuels : possibilité d’en saisir 3 (3 motifs différents, 3 échéances différentes…)
• Blocage à cause d’un retard : généré automatiquement par le système en fonction de la configuration ne pas saisir manuellement
• Suspension de prêt : généré automatiquement par le système en fonction de la configuration ne pas saisir manuellement

• Date de saisie du blocage : affectée automatiquement
• Période couverte par le blocage (du… au…)
• Nature du blocage : raison du blocage
• Signature : rédacteur du blocage
• Bibliothèque : permet d’indiquer la bibliothèque sur laquelle doit s’appliquer ce blocage (tout le réseau ou une bibliothèque spécifique).

Débloquer un adhérent

Il suffit de décocher le blocage manuel.

  

Tags : Adhérents 

Ecrire votre commentaire

Vous devez vous connecter pour pouvoir ajouter un commentaire.

Accueil | changements | pages | tags